Die so entstandene Vorlage wird von zwei technischen Mitarbeitern (früher OCR-mäßig, jetzt am Bildschirm) erfaßt, automatisch verglichen, korrigiert, gesetzt und ausgedruckt. Der so gewonnene "Arbeitssatz" (bzw. dessen Simulation) bildet die Grundlage für den nächsten Arbeitsgang und gleicht im wesentlichen bereits dem Endprodukt, enthält aber noch zwei Besonderheiten, einen "Datierungskasten" mit Notizen und sog. "Kellervarianten" (das sind Lesarten, die in gesonderten Apparaten lediglich zur kritischen Würdigung durch die Bearbeiter festgehalten werden), die beide nicht für die endgültige Edition bestimmt sind.
Im zweiten Halbjahr des Durchgangs kollationiert ein Zweitbearbeiter diese Stücke nochmals mit der Handschrift, kontrolliert die Lesartengestaltung, einschließlich der Kellervarianten, sowie die eingebrachten Eintragungen für die Verzeichnisse mit Hilfe eines noch zu beschreibenden "Leseausdrucks".
In der dritten Phase bereinigt der Erstbearbeiter an Hand eines "Probesatzes", der die Ergebnisse der Zweitbearbeitung enthält, strittige Stellen in Text und Lesarten, ergänzt und korrigiert die Kommentierungen und die Verzeichniseinträge.
Dann werden die Ergebnisse zweier Durchgänge - in veränderter Stückfolge - zu einem Faszikel (etwa 250 bis 300 Seiten) zusammengefaßt und mit jährlich anwachsenden, kumulierten Verzeichnissen der behandelten Themen, der erwähnten Personen und der Handschriften-Fundorte "ad usum collegialem" außerhalb des Buchhandels in beschränkter Auflage veröffentlicht. Da mit jedem Frühjahr und Herbst ein neuer Durchgang beginnt, konnten so seit Herbst 1981, als diese Arbeitsweise eingeführt wurde, 10 Faszikel mit insgesamt 2750 Seiten Text und jeweils 40 bis 50 Seiten Register erscheinen.
Zur jetzt anstehenden Endredaktion des Bandes bekommt jeder Mitarbeiter - gleichsam als erster Leser - solche Stücke zur Durchsicht, die er weder als Erst- noch als Zweitbearbeiter zu Gesicht bekommen hat.
Damit diese verhältnismäßig aufwendige Arbeit auch späteren Bänden zugutekommt, wurden die Einträge der Verzeichnisse des Bandes VI,3 singularisiert, automatisch durchnumeriert und - ohne Stellenangaben - in einen Register-Pool eingebracht. Dieser numerische Pool wurde und wird nach und nach angereichert, zunächst durch die Verzeichnisse früherer Bände (teils noch mit OCR, teils schon am Schirm erfaßt, neuerdings aber mit OPTOPUS eingelesen), laufend vor allem durch die bei der Bearbeitung der Schriften festgestellten Sachen, Personen und Buchtitel, die die Bearbeiter mit von ihnen zu vergebenden Ziffern in halbjährlichen Abständen einbringen.
Zur Zeit umfaßt der Pool rund 38.000 Einträge (etwa 23.000 Sachen, 10.000 Personen und 5.000 Schriften). Korrekturen an den Registereinträgen und insbesondere die Redaktion der Sacheinträge im Hinblick auf die Ordnung der Sachbezüge und auf die Vermeidung von Redundanzen lassen sich, wie die Erfahrung zeigte, effizienter als in den daraus gewonnenen Verzeichnissen am Pool selbst durchführen. Dabei eignet sich für die Redaktion der Sacheinträge ein KWIC-Index eben dieser Einträge, dessen Zieldatei mit automatisierten Austauschanweisungen (für Änderungen der Bei- oder Unterordnung, für Streichungen, Kürzungen, Ergänzungen sowie insbesondere für Permutationen innerhalb des Lemmas u.ä.) korrigiert wird.
In einem alphabetischen Ausdruck dieses numerischen Pools findet der Bearbeiter an seinem Arbeitsplatz den zur Registrierung benötigten normierten Eintrag, den er als Poolziffer mit einem "Dach" an die zu verzeichnende Stelle anbindet. Ein dreispaltiger "Leseausdruck", dessen Zeilen in der ersten Spalte dort abbrechen, wo eine Poolziffer eingetragen wurde, die als solche in der zweiten Spalte erscheint, gibt in der dritten Spalte die aus dem Pool geholte Auflösung. In ihm ist leicht zu kontrollieren, ob durch Fehler beim Schreiben der Ziffer falsche Einträge bezogen wurden, ob die Einträge selbst redigiert werden müssen und ob Lücken, Redundanzen oder Fehler bei der Registrierung zu bemängeln sind.
Bei der anstehenden Endredaktion des Bandes VI,4 bieten seitenparzelliert ausgegebene und dabei zeilenweise geordnete Registerauszüge der nach Überarbeitung der aktuellen Verzeichnisse und der beschriebenen Korrektur des Pools auf neuesten Stand gebrachten Einträge eine weitere Möglichkeit, die Erschließung zu verbessern. Bei der Publikation der Verzeichnisse werden die Zeilenangaben in Angleichung an die früheren Bände der Akademie-Ausgabe unterdrückt.
Die beschriebenen Verzeichnisse sind jedoch nicht allein für den späteren Leser bestimmt, sie unterstützen vielmehr von Anbeginn die Editionsarbeit, da sie nach jedem Umbruch mit den aktuellen Seiten- und Zeilenzahlen vorliegen. Neben den selbst erarbeiteten klassischen Registern stehen den Editoren natürlich auch die vielfältigen automatisch erstellbaren Indizes der Wortformen mit Angaben der Stellen und Häufigkeiten, im Kontext einer Zeile (KWIC) und - durchaus brauchbar - in rückläufiger Anordnung zur Verfügung. Eine Microfiche-Ausgabe eines KWIC-Index der ausgewählten, bedeutungstragenden Wortformen wurde für den letzten Band der Edition zusätzlich hergestellt und wird auf Anforderung vom Akademie-Verlag geliefert.
Erwähnt sei noch, daß für die Datierungsarbeit ein KWIC-Index erstellt wurde, dessen Referenzen mit Angaben über die vorläufige Datierung und Nummer des Stücks, in dem sich das Leitwort findet, angereichert wurden, ein KWIC-Index, bei dessen Sortierung nach Datum ein nützlicher Auszug des Erstvorkommens der einzelnen Wortformen resultierte.
aus: Protokoll des 53. Kolloquiums über die Anwendung der EDV in den Geisteswissenschaften am 23. November 1991